Notwendiger Inhalt von Rechnungen: Rechtliche Aspekte einfach erklärt

In welchen Fällen muss ich Rechnungen stellen?

Eine rechtliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht nur bei Leistungen zwischen Unternehmern § 14 Abs. 2 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz, also dann, wenn Sie als Unternehmer an ein anderes Unternehmen etwas verkaufen.

Wenn Ihr Käufer Verbraucher ist, müssen Sie also keine Rechnung ausstellen. Allerdings wissen Sie meist nicht, ob Ihr Käufer den Einkauf für private Zwecke (also als Verbraucher) oder für berufliche Zwecke (also als Unternehmer) tätigt.

Sicherheitshalber sollten Sie also immer eine Rechnung ausstellen, was im übrigen sehr üblich und auch für Ihre eigene Buchhaltung sinnvoll ist.

Keine Ausnahme für Kleinunternehmer

Ob Sie Kleinunternehmer sind, spielt übrigens keine Rolle für die Frage, ob Sie zur Rechnungsstellung verpflichtet sind. Kleinunternehmer sind zur Rechnungsstellung genauso verpflichtet wie regulär der Umsatzsteuer unterliegende Verkäufer.

Was gehört zu den Pflichtangaben in einer Rechnung?

Wenn Sie als Verkäufer eine Rechnung stellen, sollten mindestens die folgenden Angaben enthalten sein:

• Ihr Name und Ihre Anschrift in der Form, wie sie für Ihre Geschäftsbriefe erforderlich sind
• Name und Anschrift des Käufers
• Ihre Steuernummer oder, wenn vorhanden, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum, also der Tag, an dem Sie die Rechnung schreiben
• eine einmalig vergebene Rechnungsnummer (in der Wahl Ihres Rechnungsnummern-Systems sind Sie frei, aber es sollte logisch nachvollziehbar sein. Vergeben Sie z.B. für Ihre erste Rechnung im Jahr 2020 die Nr. 2020-001, für die zweite Rechnung Nr. 2020-002 usw.)
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte
• Zeitpunkt der Leistung (wenn Sie die Rechnung am selben Tag schreiben, an dem Sie auch die Ware verschicken, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Schreiben Sie die Rechnung an einem anderen Tag als dem Warenversand, müssen Sie als Leistungsdatum das Versanddatum angeben)
• zu jedem gelieferten Produkt den Nettopreis (Preis ohne Umsatzsteuer) zusammen mit dem auf dieses Produkt anzuwendenden Umsatzsteuersatz in Prozent
• die Summen der Nettobeträge je Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag (also z.B. „10 Euro netto zzgl. 19% USt. (USt.-Betrag: 1,90 Euro) und 5 Euro zzgl. 7% USt. (USt.-Betrag: 0,35 Euro), zusammen 17,25 Euro brutto“)
• Wenn Sie Kleinunternehmer sind und deshalb keine Umsatzsteuer ausweisen, entfallen die Angaben zu den Steuersätzen. Sie geben nur die Nettobeträge an und fügen am Ende der Rechnung den Hinweis hinzu „Umsatzsteuer wird aufgrund § 19 UStG nicht ausgewiesen.“ Bitte beachten Sie aber die besonderen Umsatzsteuer-Regelungen, wenn Sie als Kleinunternehmer digitale Inhalte in das EU-Ausland liefern.
• Wenn Sie als Gebrauchtwarenhändler der Differenzbesteuerung unterliegen, müssen Sie dies ebenfalls mit einem Zusatz kenntlich machen (z.B. so: „Umsatzsteuer wird aufgrund Differenzbesteuerung nicht ausgewiesen (§ 25e UStG).“).

Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen, in denen der Gesamtrechnungsbetrag (inkl. etwaiger Steuern und Versand) 250 Euro nicht übersteigt, sind Kleinbetragsrechnungen im Sinne von § 33 UStG . Bei diesen Rechnungen dürfen Sie von den obigen Angaben zum Teil abweichen. So dürfen Sie in diesem Fall auf Namen und Anschrift des Käufers und auf die Vergabe einer Rechnungsnummer verzichten.

Wir raten allerdings dazu, gleich die vollständigen Angaben in das eigene Rechnungsmuster zu übernehmen. Dann müssen Sie nicht mit verschiedenen Rechnungsmustern arbeiten und vermeiden es, bei größeren Rechnungsbeträgen versehentlich Angaben auszulassen. Sie werden außerdem sehen, dass die ordentliche Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern eine große Hilfe für die eigene Buchhaltung ist.

Aufbewahrungspflicht für Ihre Rechnungen

Sie müssen als Verkäufer alle gestellten Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Am besten legen Sie sich gleich zu Beginn einen Ordner an, in dem Sie alle versandten Rechnungen nach Datum oder Rechnungsnummer geordnet ablegen. Über diese Ordnung freut sich dann auch Ihr Steuerbüro.

Rechnungen und Datenschutz

Wenn Sie Rechnungen ausstellen, verarbeiten Sie in der Regel personenbezogene Daten (z.B. Name und Adresse des Kunden). Daher müssen Sie die Bestimmungen der DSGVO einhalten. Folgende Punkte sind für Sie daher besonders wichtig:

• Informationspflichten: Nach Artikel 13 und 14 DSGVO müssen Sie betroffene Personen (z.B. Ihre Kunden) darüber informieren, welche personenbezogenen Daten Sie erheben und wie diese verarbeitet werden. Dies erfolgt üblicherweise durch eine Datenschutzerklärung.
• Datenschutzerklärung: Eine Datenschutzerklärung ist erforderlich, um Kunden über die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Erklärung sollte auf Ihren Kunden (vor der Datenverarbeitung) zugänglich sein und gegebenenfalls auch auf Rechnungen oder anderen geschäftlichen Dokumenten referenziert werden.
• Verarbeitungsverzeichnis: Alle Datenverarbeitungstätigkeiten müssen Sie laut DSGVO in einem Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren und auf Anfrage den zuständigen Behörden vorlegen.

Weiterführende Hinweise