Eine rechtliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht nur bei Leistungen zwischen Unternehmern (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz), also dann, wenn Sie als Verkäufer Unternehmer sind und an einen anderen Unternehmer liefern.
Wenn Ihr Käufer Verbraucher ist, müssen Sie also keine Rechnung ausstellen. Allerdings wissen Sie meist nicht, ob Ihr Käufer den Einkauf für private Zwecke (also als Verbraucher) oder für berufliche Zwecke (also als Unternehmer) tätigt.
Sicherheitshalber sollten Sie also immer eine Rechnung ausstellen, was im übrigen auch völlig üblich ist und auch für Ihre eigene Buchhaltung sinnvoll ist.
Ob Sie Kleinunternehmer sind, spielt übrigens keine Rolle für die Frage, ob Sie zur Rechnungsstellung verpflichtet sind. Kleinunternehmer sind zur Rechnungsstellung genauso verpflichtet wie regulär der Umsatzsteuer unterliegende Verkäufer.
Wenn Sie als Verkäufer eine Rechnung stellen, sollten mindestens die folgenden Angaben enthalten sein:
Rechnungen, in denen der Gesamtrechnungsbetrag (inkl. etwaiger Steuern und Versand) 250 Euro nicht übersteigt, sind Kleinbetragsrechnungen im Sinne von § 33 UStG. Bei diesen Rechnungen dürfen Sie von den o.g. Angaben zum Teil abzuweichen. So dürfen Sie in diesem Fall auf Namen und Anschrift des Käufers und auf die Vergabe einer Rechnungsnummer verzichten.
Wir raten allerdings dazu, gleich die vollständigen Angaben in das eigene Rechnungsmuster zu übernehmen. Dann müssen Sie nicht mit verschiedenen Rechnungsmustern arbeiten und können bei größeren Rechnungsbeträgen nicht versehentlich Angaben auslassen. Sie werden außerdem sehen, dass die ordentliche Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern auch eine Hilfe für die eigene Buchhaltung ist.
Sie müssen als Verkäufer alle gestellten Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Am besten legen Sie sich gleich zu Beginn einen Ordner an, in dem Sie alle versandten Rechnungen nach Datum oder Rechnungsnummer geordnet ablegen. Über diese Ordnung freut sich dann auch Ihr Steuerberater.
Rechtsnormen
§§ 14, 14b, 15 Umsatzsteuergesetz (UStG)
§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
Links
Anleitung zum Ausstellen einer Rechnung
(Niedersächsisches Landesamt für Steuern)
Befristete Umsatzsteuersenkung 2020